ข้าราชการถือว่าเป็นบุคลากรขององค์กรของรัฐที่มีจำนวนมากที่สุด
เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเอกชน ธนาคาร ซึ่งในแต่ละปี
รัฐจะรับข้าราชการใหม่เข้ามาทดแทนตำแหน่งที่ว่างลง ซึ่งเกิดจากการ ตาย การลาออก
การถูกไล่ออก การเกษียณอายุราชการและ การโอนย้ายตำแหน่งต่างๆของข้าราชการเก่า
ข้าราชการ
จึงเป็นบุคลากรที่มีความสำคัญ เป็นพลังให้หน่วยงานราชการทำงานได้อย่างรวดเร็ว
และมีประสิทธิภาพ แต่ในการทำงานทุกอย่าง ทุกหน่วยงาน ทุกองค์กร ย่อมมีปัญหา
ไม่เว้นแต่ในองค์กรของรัฐเองก็เกิดปัญหาในการทำงาน ซึ่งปัญหามีอยู่หลากหลายที่ข้าราชการจะต้องเจอ
แต่มีปัญหาหนึ่งที่เกิดขึ้นกับข้าราชกา ทุกหน่วยงาน ที่ต้องพบเจอปัญหานี้ คือ
ปัญหาเกี่ยวกับการสื่อสารกับประชาชาที่มาติดต่อกับหน่วยงานซึ่งข้าราชการจำเป็นจะต้องเรียนรู้และปรับปรุงแก้ไข
อันดับแรกการที่เราจะเข้าใจปัญหาด้านการสื่อสารเราต้องเข้าใจคำว่า
“องค์ประกอบของการสื่อสาร” เสียก่อน
ซึ่งองค์ประกอบของการสื่อสารได้แก่ 1.1.ผู้ส่งสาร 1.2.สาร 1.3.สื่อหรือช่องทาง 1.4.ผู้รับสาร
1.5.ข้อมูลป้อนกลับ
กระผมขออธิบายเพิ่มเติมดังนี้
1.1.ผู้ส่งสาร(อาจเป็นข้าราชการ ,ผู้บริหาร,เพื่อนร่วมงาน) 1.2.สาร(คือ นโยบาย คำสั่ง จดหมาย
สิ่งที่ต้องการชี้แจ้ง) 1.3.สื่อหรือช่องทาง(อาจจะส่งผ่านจดหมาย
อีเล็คโทนิค E-mail , พูดผ่านไมโครโฟน , ผ่านจดหมายเปิดผนึก , ผ่านจดหมายข่าวขององค์กร,ผ่านการประชุม) 1.4.ผู้รับสาร(อาจเป็นผู้บริหาร,เพื่อนร่วมงาน,ข้าราชการ) 1.5.ข้อมูลป้อนกลับ(คือกริยา
การตอบสนองซึ่งแสดงถึงความเข้าใจ ความไม่เข้าใจ ความเข้าใจที่ผิดพลาด คาดเคลื่อน)
ตัวอย่าง เช่น จากเรื่องเล่าในเนื้อเพลง ผู้ใหญ่ลี
“ พศ 2504
ผู้ใหญ่ลีตีกลองประชุมชาวบ้านต่างมาชุมนุม มาประชุมที่บ้านผู้ใหญ่ลี
ต่อไปนี้ผู้ใหญ่ลีจะขอกล่าว ถึงเรื่องราวที่ได้ประชุมมาทางการเขาสั่งมาว่า
ทางการเขาสั่งมาว่าให้ชาวนาเลี้ยงเป็ดเลี้ยงสุกรฝ่ายตาสีหัวคลอน
ถามว่าสุกรนั้นคืออะไร ผู้ใหญ่ลีลุกขึ้นตอบทันใด ผู้ใหญ่ลีลุกขึ้นตอบทันใด
สุกรนั้นไซร้คือหมาน้อยธรรมดา หมาน้อย หมาน้อยธรรมดา หมาน้อย หมาน้อยธรรมดา”
จากเนื้อเพลงข้างต้น
จะสะท้อนให้เห็นถึงการสื่อสารระหว่างข้าราชการหรือทางการกับชาวบ้าน
ที่มีความผิดพลาด มีความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน เราสามารถนำมาวิเคราะห์โดยผ่าน
กระบวนการสื่อสาร ว่า เกิดความผิดพลาดตรงไหน อย่างไร กระบวนการสื่อสาร มีดังนี้
1 ผู้ส่งสาร 2 สาร 3 สื่อหรือช่องทาง 4 ผู้รับสาร
1 ผู้ส่งสาร คือ ข้าราชการ ผู้รับนโยบาย จากรัฐบาล
มาส่งต่อให้กับผู้นำชุมชน
2 สาร คือ การส่งเสริมให้ชาวนาและเกษตรกร เลี้ยงเป็ดและ
สุกร(หมู)
3 สื่อหรือช่องทาง คือ การประชุม
การใช้ไมโครโฟนพูดในที่ประชุม
4 ผู้รับสาร คือ ผู้ใหญ่ลี
5.ข้อมูลป้อนกลับ(คือกริยา
การตอบสนองซึ่งแสดงถึงความไม่เข้าใจ ความเข้าใจที่ผิดพลาด คาดเคลื่อน
คือผู้ใหญ่ลีเข้าใจผิด คิดว่า คำว่าสุกร หมายถึง หมาน้อย)
จากกรณีศึกษาข้างนี้
เราจะแก้ไขอย่างไร...ให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่เกิดความผิดพลาดขึ้น...
ข้อที่ 1 ผู้ส่งสาร ควรเปิดโอกาสให้มีการซักถาม ปัญหา
หรือความไม่เข้าใจต่างๆ จากผู้รับสาร
ข้อที่ 2 สาร ผู้ส่งสารได้ใช้ภาษาราชการ ซึ่งมาจากส่วนกลาง
เพราะในยุคนั้นชาวบ้านหรือผู้นำท้องถิ่นมักจะ
คุ้นเคยกับภาษาท้องถิ่น(หมู)มากกว่าภาษาจากส่วนกลาง(สุกร) เพื่อลดความผิดพลาด
ควรใช้ภาษาท้องถิ่น หรือภาษาที่ชาวบ้านใช้ในท้องถิ่นนั้นๆ สื่อสารจะเกิด
ประสิทธิภาพ มากขึ้น
ข้อ 3 ผู้รับสาร คือผู้ใหญ่ลี เมื่อเกิดความไม่เข้าใจ หรือข้อสงสัย ก็ควรสอบถาม
ข้าราชการ หรือทางการ ที่ส่งสาร หรือข้อมูล
สำหรับวิธีการการสื่อสารที่สำคัญๆและใช้เป็นประจำในหน่วยงานราชการคือ
1.การสื่อสารด้วยวาจา(ภาษาพูด)
เป็นการสื่อสารและการนำเสนอที่มีความสำคัญ มีความง่าย
ซึ่งข้าราชาการเมื่อเข้าไปทำงานก็จะใช้คำพูดและการพูดมากกว่า 70 % ในแต่ละวัน ซึ่งการพูดในที่ทำงานจะต้องมีทักษะในการฟัง ในการสนทนา
กล่าวคือจะทำอย่างไรให้ผู้ฟังเกิดความเข้าใจ
เกิดความรับรู้ที่ตรงกับความคิดของผู้พูดที่ต้องการ
ไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดเพราะถ้าเกิดความผิดพลาดก็จะเกิดความเสียหายขึ้น
2.การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร(ภาษาเขียน)
เป็นการสื่อสารที่ใช้น้อยกว่าการพูด เป็นอันมาก เพราะส่วนใหญ่แล้ว
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร(ภาษาเขียน)มักจะต้องมีการเขียนในรูปแบบทางการ
อีกทั้งการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีข้อดีหลายๆอย่าง
เช่น เป็นหลักฐานในการอ้างอิงต่างๆได้หรือ เป็นคำสั่งที่มีหลักฐานผูกมัดได้
ซึ่งไม่เหมือนกับการสื่อสารด้วยวาจา เมื่อเวลาผ่านไปก็มักจะลืมได้ แต่ถ้ามีลายเซ็นต์หรือลายลักษณ์อักษร
ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานได้
3. การสื่อสารด้วยกริยาท่าทาง (ภาษากาย)
เป็นการสื่อสารด้วยท่าของเรา
ซึ่งการแสดงออกท่าทางจะเป็นการสื่อความหมายให้แก่บุคคลอื่นๆได้รับรู้
การสื่อสารทางท่าทางจะบอกอะไรบ้างอย่างกับผู้ที่เราต้องการสื่อสารด้วย
ฉะนั้น
บุคคลที่ต้องการความก้าวหน้าในอาชีพข้าราชการ ควรที่จะได้มีการฝึกฝน
พัฒนาการสื่อสาร ไม่ว่าจะใช้วิธีการพูด วิธีการเขียน และวิธีการใช้ภาษากาย ด้วย
จึงจะทำให้เกิดความก้าวหน้าในอาชีพและหน้าที่การงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น