การประชุมมีความสำคัญมากสำหรับ หน่วยงาน องค์กร
สถาบันต่างๆ ไม่ว่าระดับท้องถิ่น ระดับภูมิภาค ระดับประเทศ และระดับสากล
เพราะการประชุมจะทำให้ทราบข้อมูลข่าวสาร การประชุมจะทำให้เกิดความคิดใหม่ๆ
ในการแก้ปัญหาและการประชุมจะทำให้เกิดการตัดสินใจร่วมกัน
การประชุมแต่ละครั้งจะประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด
มักขึ้นอยู่กับ
3 ปัจจัยด้วยกัน คือ ตัวประธาน
ตัวของบุคลลที่เข้าร่วมประชุม และเทคนิคต่างๆที่นำมาใช้
ปัจจัยแรก ตัวประธาน
ประธานมีความสำคัญมากๆ เพราะประธานเป็นผู้นำในการประชุม ถ้าประธานมีทักษะหรือประสบการณ์ในการนำประชุม
มักจะทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ ตัวประธานจะต้องเป็นคนที่เชื่อมั่นในตนเอง
มีความยุติธรรม
ประธานที่ดีต้องเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นอย่างเสมอภาค
ต้องมีทักษะในการสื่อสาร การวิเคราะห์ และมีอารมณ์หนักแน่น
ไม่หวั่นไหวง่ายคือสามารถควบคุมอารมณ์ของตนเองได้
ปัจจัยที่สอง คือ
ตัวของบุคคลที่เข้าร่วมประชุม ต้องรู้จักแสดงความคิดเห็นไม่ใช่นั่งนิ่ง
ฟังอย่างเดียว หรือ บางคนชอบพูดก็มักจะผูกขาดการพูด
ควรรู้จักเปิดโอกาสให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็นบ้าง สิ่งที่ควรรู้และศึกษาสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
ต้องรู้จักศึกษารายละเอียดของกฎระเบียบในการประชุม ไม่ควรสูบบุหรี่ในห้องประชุม
ควรแต่งกายสุภาพเรียบร้อย ไม่ควรคล้อยตามผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา
ควรมีความคิดที่ดีๆเสนอต่อที่ประชุมบ้าง และควรปฏิบัติตามมติที่ประชุม
ถ้าที่ประชุมมอบหมายงานให้ก็ควรปฏิบัติตาม
ปัจจัยที่สาม คือ
เทคนิคต่างๆที่นำมาใช้ เช่น การเปิดประชุมควรให้ตรงเวลา
สำหรับประเทศไทยเรามักมีปัญหาเรื่องการเปิดประชุมไม่ตรงเวลาอยู่บ่อยๆ
เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมมาสาย มาไม่ครบองค์ประชุม ประธานควรกล่าวเปิดประชุมโดยสร้างบรรยายกาศในห้องประชุม
ควรเตรียมการประชุมให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเครื่องเสียง ความสะอาด โต๊ะ
เก้าอี้ ควรเตรียมวาระการประชุมให้พร้อมโดยมีการตรวจสอบวาระการประชุมให้ดี
เวลาประชุมควรตัดบทบ้างสำหรับการแสดงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมที่ยาว
เยิ่นเย้อ แต่ควรทำด้วยความระมัดระวัง นุ่มนวลเพื่อไม่ให้เกิดอาการ “ เสียหาย ” ต้องรู้จักควบคุมเวลาในการประชุม
สำหรับคำศัพท์ที่มักได้ยินในที่ประชุมอยู่บ่อยๆ
เช่น
- ประธานในที่ประชุม คือ
ผู้ที่จะต้องทำหน้าที่ในการควบคุมการประชุมทั้งหมด เช่น เป็นผู้กล่าวเปิด การควบคุมเวลา
- ผู้เข้าร่วมประชุม คือ
คนที่ร่วมแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม
- เลขานุการ คือ
คนที่ออกจดหมายเชิญประชุม จัดเตรียมเอกสารต่างๆ วาระต่างๆในการประชุม
บันทึกการประชุม อำนวยความสะดวกต่างๆ แก้ปัญหาต่างๆในการประชุม
- เหรัญญิก คือ
คนที่ดูแลเรื่องการเงิน รับผิดชอบเรื่องการเงิน
- องค์ประชุม คือ
ข้อบังคับว่าการประชุมในแต่ละครั้งต้องมี
สมาชิกจำนวนเท่าไรจึงจะสามารถเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมได้
- มติในที่ประชุม คือ
ข้อตกลงกันในที่ประชุม
เราจะเห็นได้ว่า
การประชุมมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะผู้ที่เป็นผู้บริหาร มักจะต้องเป็นประธาน
เป็นผู้เข้าร่วมประชุมอยู่บ่อยๆ ดังนั้นการประชุมที่ดี ที่ประสบความสำเร็จ
เรามักจะได้ความคิดที่ดี เรามักจะได้ความรักความสามัคคี ความสนิทสนม ความเป็นมิตร
แต่ถ้าการประชุมที่ล้มเหลว มักจะทำให้เกิดความแตกแยก สิ้นเปลื้องเวลา จนบางคนเคยกล่าวว่า
“ ประชุมมากจนไม่มีเวลาทำงาน ”
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น